Trong cuộc họp, ngoài những phần quan trọng như nghi thức, nội dung, … thì Văn hóa họp là vấn đề cần được quan tâm xây dựng.

Công ty Cổ phần Tư vấn Xây dựng Điện 2 (TV2) với đặc thù là một đơn vị Tư vấn thường xuyên tham gia các dự án xây dựng công trình điện trên cả nước với yêu cầu cao về đảm bảo chất lượng và tiến độ, nên từ lâu đã hình thành một cách rất tự nhiên phong cách văn hóa họp hành ngắn gọn, hướng tới hiệu quả xử lý công việc.

Công ty cũng đã ban hành các Quy định chi tiết về chế độ họp, thủ tục tổ chức các hội nghị cũng như thường xuyên nhắc nhở trực tiếp, tuyên truyền về văn hóa hội họp trong các tài liệu văn hóa doanh nghiệp, thông báo, quy định quản trị, …  Tuy nhiên, vẫn có những biểu hiện, hành động tưởng như rất nhỏ nhưng lại có thể ảnh hưởng đến chất lượng, hiệu quả cuộc họp và hình ảnh của TV2 trong mắt khách hàng, đối tác. Vậy nên, mỗi thành viên TV2 dù thường xuyên dự họp hay không cũng nên thực hiện tốt những điểm dưới đây để cùng xây dựng văn hóa hội họp hiệu quả, chuyên nghiệp:

1. Đúng giờ

- Luôn đi đúng giờ. Đúng giờ thể hiện thái độ lịch sự, nghiêm túc, tôn trọng tập thể.

- Trong trường hợp không thể tham dự được hoặc đến muộn cần báo cho người có trách nhiệm biết trước.

2. Trang phục phù hợp

Trang phục phải phù hợp với tính chất cuộc họp, đặc biệt với các cuộc họp quan trọng, tôn trọng quy định về “Dress Code” trong các thông báo, thư mời họp, bởi đây là cách gián tiếp thể hiện sự tôn trọng tập thể, đối tác, sự kiện, thể hiện tính chuyên nghiệp và văn hóa của người dự họp.

3. Chuẩn bị kỹ càng

-  Tìm hiểu trước nội dung, địa điểm, thời gian, thành phần, mục đích cuộc họp.

-  Nghiên cứu, chuẩn bị trước tài liệu, slide, thông tin khi cần phát biểu tham luận.

-  Mang theo các phương tiện để ghi chép những điểm cần lưu ý.

Tham dự họp thiếu chuẩn bị,  không chỉ khiến bạn lúng túng mà còn để lại hình ảnh, ấn tượng xấu và mang lại điểm trừ trong mắt lãnh đạo, đồng nghiệp và đối tác, giảm hiệu quả công việc và làm mất thời gian chung.

4. Ứng xử văn hóa trong cuộc họp

- Tắt điện thoại hoặc để điện thoại ở chế độ rung;

-  Không hút thuốc lá trong phòng họp;

-  Chú ý lắng nghe;

-  Tuân theo sự điều hành của chủ tọa;

-  Khi có tranh luận cần có thái độ bình tĩnh, tôn trọng, kiềm chế;

-  Trong các khóa đào tạo, hội thảo, buổi nói chuyện, các cuộc họp tổng kết đông người cần chú ý giữ trật tự, tránh nói chuyện riêng, trao đổi ồn ào. Không đọc báo, lướt mạng, chơi games trong thời gian họp;

-  Khi phát biểu chỉ nên nói đến chủ đề liên quan với những câu trả lời ngắn gọn, đơn giản nhưng đủ ý, không làm xao lãng, lãng phí thời gian của người khác;

-  Bạn cũng đừng quên uống cạn chai nước của mình hoặc mang theo khi còn đáng kể, và mang theo tài liệu, giấy tờ của mình khi ra về. Thật lãng phí và không đẹp mắt chút nào nếu sau cuộc họp, chúng ta hay đối tác nhìn thấy phòng họp/ hội trường còn đầy những chai nước uống dở và những giấy, rác vương vãi ở trên bàn, dưới ghế, … Hãy học tập tinh thần tiết kiệm và chuyên nghiệp của các đối tác Nhật Bản! (Hãy uống cạn chai nước theo phong cách của người Nhật);

-  Và cuối cùng, hãy tiết kiệm điện bằng cách chỉ bật đủ lượng đèn chiếu sáng và máy lạnh và chú ý tắt tất cả thiết bị điện trước khi ra về. Thu dọn và trả về đúng vị trí các vật dụng, tài sản sử dụng chung của mỗi phòng họp.

Văn hóa hội họp thể hiện rõ nét văn hóa, tác phong làm việc của từng thành viên nói riêng và của cả doanh nghiệp nói chung. Hiệu quả và chất lượng xử lý công việc trong các cuộc họp có tác động trực tiếp đến năng suất, chi phí, tính cạnh tranh, lợi nhuận của doanh nghiệp và qua đó là thu nhập của chính chúng ta. Nâng cao hiệu quả và năng suất chính là  nhiệm vụ sống còn của doanh nghiệp để đảm bảo cho doanh nghiệp tồn tại và phát triển trong môi trường hội nhập cạnh tranh ngày càng gay gắt như hiện nay, đúng như tinh thần chủ đề 2016 “Nâng cao năng lực Quản trị trong Tập đoàn Điện lực Quốc gia Việt Nam”  

Để góp phần xây dựng TV2 hoạt động hiệu quả, mạnh mẽ, đầy sức cạnh tranh, vì quyền lợi của chính mình, chúng ta hãy cùng nhau thực hiện tốt Văn hóa hội họp để các cuộc họp ở TV2 luôn thật sự hiệu quả, văn minh, nơi tỏa sáng tinh thần làm việc tập thể và mang lại hưng phấn cho những người tham dự.

                                                                                                Tin bài: Ngọc Quang - Thu Hương