Ảnh: bandt.com.au

Cấu trúc email nên đảm bảo những tiêu chí gì?

Ảnh: LevelTen Interactive

Để đảm bảo thông tin được truyền đạt chính xác và đầy đủ, một email công việc cần đáp ứng được những tiêu chí cơ bản sau^[1]:

1. Đặt tiêu đề email: Tiêu đề nên được đặt ngắn gọn và diễn đạt rõ ý chính của nội dung email. Nếu để trống tiêu đề hoặc nội dung không rõ ràng, email có thể bị phớt lờ hoặc bị hiểu nhầm là thư rác.

2. Nội dung email: Trình bày mục đích viết email, yêu cầu đối với người nhận. Ví dụ: email thông báo tham dự huấn luyện cần nêu rõ mục đích của email là để thông tin về chương trình, nội dung chi tiết bao gồm tên khóa huấn luyện, chương trình học, đối tượng tham gia, thời gian, địa điểm… và yêu cầu phản hồi xác nhận về việc tham gia. Ngoài ra, lời mở đầu, lời kết thúc, chữ ký là những phần không thể thiếu của một email chuyên nghiệp.

3. Tập tin đính kèm email: Nên dùng định dạng .zip đối với các file cần nén. Hoàn thiện đầy đủ nội dung của file đính kèm trước khi gửi, không nên chỉnh sửa trên file đã đính kèm.

4. Kiểm tra lại nội dung email và file đính kèm trước khi gửi: Sau khi viết xong email, chúng ta nên đọc lại nội dung email ít nhất một lần để kiểm tra những lỗi phổ biến như chính tả, ngữ pháp, cách dùng từ, ngắt câu… Ngoài ra, cần kiểm tra nội dung email có diễn đạt được mục đích soạn thảo email hay chưa, file đính kèm có tương ứng với nội dung email không.

5. Nhập địa chỉ email người nhận: Tránh trường hợp gửi email nhầm người hoặc chưa viết xong email mà đã nhấn nút “gửi”, email người nhận nên được nhập cuối cùng, sau khi kiểm tra chắc chắn tiêu đề, nội dung, tập tin chính xác.

“Văn hóa ứng xử” trong việc phản hồi email

Bên cạnh những lưu ý về cấu trúc và nội dung email, “văn hóa ứng xử” khi nhận và trả lời email phần nào thể hiện tính chuyên nghiệp trong hành xử nơi làm việc.

Ảnh: Internet

Thông thường, chúng ta sẽ ưu tiên trả lời đối với email yêu cầu giải quyết một vấn đề gì đó hoặc đề nghị cung cấp thông tin.

Còn những email mang tính chất thông báo từ đồng nghiệp thì sao? Theo phép lịch sự, chúng ta nên phản hồi bằng một câu đơn giản, chẳng hạn “Cảm ơn, tôi đã nhận được thông tin.” để người gửi biết là bạn đã nhận được thông tin ấy. Cũng giống như khi hai người giao tiếp với nhau, nếu người kia thông tin đến bạn, nhưng bạn im lặng và không có dấu hiệu phản hồi. Ắt hẳn hành động này dễ gây hiểu lầm rằng bạn không tôn trọng đối phương. Nếu làm việc với đối tác ngoài công ty, việc không phản hồi khi nhận được email của đối tác có thể gây ấn tượng xấu, và đánh giá thấp tính chuyên nghiệp của bạn.

Vẫn là việc phản hồi email, chúng ta nên làm gì khi nhận một email mà người gửi vô tình nhập sai địa chỉ người nhận? Một cách lịch sự, chúng ta nên trả lời lại để người gửi biết là họ đã gửi nhầm người, đặc biệt là nếu người gửi đang mong hồi đáp. Bên cạnh đó, chúng ta thường băn khoăn về thời gian phản hồi email như thế nào là hợp lý. Một vài lời khuyên từ công ty tuyển dụng nhân sự Themuse^[2] có thể hữu ích:  

Trả lời email ngay lập tức trong các trường hợp sau:

• Người gửi yêu cầu trả lời email nhanh nhất khi có thể hoặc ghi rõ yêu cầu thời gian phản hồi cụ thể trong email;
• Người gửi là khách hàng khó tính hoặc những người quản lý cấp cao trong công ty;
• Vấn đề khẩn cấp.

Trả lời email trong 24 giờ nếu:

• Thời điểm nhận email là 17 giờ, và người gửi có khả năng đã về sau khi gửi email;
• Một vấn đề khó, cần thêm thời gian kiểm tra thông tin, hoặc ngôn từ sử dụng trong email thiếu tế nhị, gây cảm giác khó chịu cho người nhận.

Trả lời email sau 24 giờ nếu:

• Câu trả lời cần sự hợp tác để cung cấp thông tin từ những đồng nghiệp khác;
• Nội dung trả lời cần cân nhắc thận trọng (một ý tưởng mới, một quyết định chiến lược…);
• Người nhận email đang nghỉ phép, nghỉ bệnh…

Ảnh: Big Law Fail

Nhìn chung, email là một phương thức giao tiếp bắt buộc với đa số người làm công việc văn phòng. Bên cạnh tính năng truyền tải thông tin chính thức và nhanh chóng, người dùng email đóng vai trò quan trọng đến tính hiệu quả, cũng như sự thành công của việc truyền tải thông tin. Chỉ với một vài lưu ý khi viết và phản hồi email, chúng ta hoàn toàn có thể thay đổi thói quen dùng email “bản năng”, và hội nhập “văn hóa sử dụng email” của những người dùng chuyên nghiệp.

Thực hiện: Duyên Anh

Tham khảo:

[1]: Kỹ năng viết email chuyên nghiệp (26/6/2017). https://hoasengroup.vn/vi/bai-viet/ban-tin-tuyen-truyen-van-hoa-doanh-nghiep-ky-4-ky-nang-viet-email-chuyen-nghiep/3018;

[2]: Alyse Kalish. Your Handy Guide to How Long You Can Wait to Respond to That Email. https://www.themuse.com/advice/your-handy-guide-to-how-long-you-can-wait-to-respond-to-that-email.