Doanh nghiệp bốc hơi hàng trăm tỷ đô mỗi năm vì những cuộc họp vô nghĩa

Hình ảnh nhân viên “gục ngã” trên bàn họp. Nguồn: Adobe Stock

Tim Cook, CEO của Apple từng phát biểu: “Cuộc họp càng kéo dài, mục tiêu đạt được càng ít”.

Theo một nghiên cứu của Doodle năm 2019, thực hiện trên 19 triệu cuộc họp và phỏng vấn 6.500 chuyên gia đang làm việc tại Mỹ, Anh, Đức, những cuộc họp không có mục tiêu rõ ràng có thể gây lãng phí ước tính đến 457 tỷ đô mỗi năm. “Nạn nhân” của những cuộc họp này “kể khổ” rằng:

• Tham gia họp khiến họ không đủ thời gian để hoàn thành công việc (44%);
• Kết luận không rõ ràng, dễ gây ra nhầm lẫn (43%);
• Thành phần dự họp không liên quan, gây chậm tiến độ công việc (31%);
• Quy trình tổ chức họp không hiệu quả, làm suy yếu mối quan hệ với khách hàng và nhà cung cấp (26%).

Khi việc họp hành liên tục trở thành mối đe dọa… hút cạn sinh lực người lao động

Sau mỗi cuộc họp hàng giờ đồng hồ, chúng ta thường cảm thấy cả tâm trí và thể chất bị “vắt kiệt”, cần thời gian để cân bằng lại. Hiện tượng tâm lý này mang tên “Hội chứng hồi phục sau hội họp”.

Nguồn: Alamy

Dựa trên nền tảng “Học thuyết bảo tồn nguồn lực” của Tiến sĩ  Stevan Hobfoll, căng thẳng tâm lý xảy ra khi nguồn lực của một người bị đe dọa hoặc biến mất. Khi nguồn lực thấp, một người sẽ chuyển sang phòng thủ để bảo tồn nguồn cung còn lại của họ. Trong trường hợp của các cuộc họp nơi công sở, các nguồn lực quý giá nhất của nhân viên là sự tập trung, tỉnh táo và động lực. Điều này có nghĩa khi năng suất của họ đột ngột bị gián đoạn, họ cần trung bình 45 phút để phục hồi (chuyển từ trạng thái ngồi tại phòng họp sang trạng thái làm việc bình thường).

Như vậy, nếu một cá nhân tham gia 2-3 cuộc họp không cần thiết một ngày, người ấy cần ít nhất 90 phút để “phục hồi”. Với khoảng thời gian này, rõ ràng cá nhân ấy có thể giải quyết được nhiều công việc quan trọng khác, thay vì ngao ngán “mắc kẹt” trong những buổi họp vô nghĩa.

5 bí quyết để có một cuộc họp “đáng đồng tiền bát gạo”

Dĩ nhiên, các cuộc họp có giá trị mang ý nghĩa sống còn đối với việc vận hành của một tổ chức nhằm đạt được mục tiêu trao đổi thông tin, không thể ấu trĩ “lên án” tất cả những cuộc họp. Vậy có thể làm gì để giúp những cuộc họp tại công ty bớt phần nặng nề?

Nguồn: Internet

• Đảm bảo chỉ mời những người có liên quan: nên tổ chức họp khi các đối tác chính và người chủ trì cuộc họp xác nhận tham dự. Sau buổi họp, nên tổng kết nội dung đã họp và chia sẻ các nội dung kết luận, thống nhất trong cuộc họp với các đối tác cần thông tin;
• Nêu rõ lý do và mục tiêu của cuộc họp: đầu tiên, cần xác định loại cuộc họp (họp cập nhật trạng thái, họp chia sẻ thông tin, họp để ra quyết định, họp giải quyết vấn đề…). Sau đó, đảm bảo bạn đã thiết lập mục tiêu rõ ràng cho cuộc họp. Nếu có sự đồng thuận rõ ràng về mục đích của cuộc họp, việc tập trung đưa ra quyết định trong cuộc họp sẽ dễ dàng hơn nhiều;
• Xem xét tần suất của các cuộc họp thường xuyên: Nên trả lời những câu hỏi: Những cuộc họp này có cần thiết? Có cần tổ chức họp hàng tuần không? Thông tin cần truyền đạt có thể gửi qua email hoặc các phương tiện khác thay vì họp trực tiếp không?;
• Quản lý thời gian họp: bắt đầu và kết thúc họp đúng giờ. Nếu phải ngồi họp quá lâu, những người tham dự dễ cảm thấy nhàm chán, làm việc riêng, hay thậm chí ngủ gật, lãng phí thời gian vô ích. Nghiên cứu cho thấy một cuộc họp lý tưởng thường kéo dài không quá 40 phút;
• Tạo không khí cởi mở cho cuộc họp: Thay vì đóng khung mọi buổi họp trong không khí nghiêm trang nặng nề, tuỳ hình thức và nội dung cuộc họp, doanh nghiệp có thể tạo ra “văn hoá họp” sáng tạo, thú vị hơn qua sự thay đổi không gian họp, chuẩn bị thức ăn nhẹ để nạp năng lượng cho người tham dự, khuyến khích các góp ý, xây dựng văn hoá tranh luận cởi mở, khoa học, tích cực…

Các cuộc họp bạn tham dự đang như thế nào?

Thực hiện: Duyên Anh

Tham khảo:

1. Phung phí gần 500 tỷ đô chỉ để họp hành mỗi năm: Chỉ dẫn giúp bạn hạn chế tối đa các cuộc họp vô ích. https://resources.base.vn/productivity/rut-ngan-80-cac-cuoc-hop-vo-bo-nho-phan-mem-lap-ke-hoach-cong-viec-291?utm_source=socialpilot;
2. Peter Rubinstein. Blame your worthless workdays on “meeting recovery syndrome”. 13th November 2019. https://www.bbc.com/worklife/article/20191111-blame-your-worthless-workdays-on-meeting-recovery-syndrome;
3. Gonzalo Shoobridge. If Tired of Pointless Meetings... Then Read This. February 25, 2020. https://www.linkedin.com/pulse/tired-pointless-meetings-read-gonzalo-shoobridge-ph-d-/.